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如何回复买家询盘 [复制链接]

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发表于 2012-3-29 08:03:30 |显示全部楼层
按客户不同,轻重缓急不同,我们需要将每天收到的询盘进行分类。对老客户的询盘直接回复就行;对新客户有必要进行仔细分析,通过分析了解清楚买家的意图,采购兴趣,公司实力等详细情况。总之,对买家的要求了解越多,回复就越能够引起买家的注意和兴趣。以下几点是回复询盘的一些基本要素:

全面:一方面要全面彻底地回答买家查询的方方面面,包括买家所有的问题和感兴趣的点点滴滴;另外,邮件本身的结构和内容也要完整。很多人书写邮件时喜欢即兴发挥,往往内容简单,结构松散。有时还在邮件中使用网上流行的符号和缩写,这在正式的商务来往中是不可取的。

具体:给买家回复的信息无疑越具体,越能方便买家做出决策。通常买家也有自己的客户或用户,也需要将明确具体的信息传递给自己的客户,所以,如果内容不详细,肯定会导致买家或买家的买家再次发函追问,耽误大家的时间和精力。

清楚:电子邮件也应象传统的商业书信一样,不论是排版还是语句都应整洁明了,少使用难懂的词语或表达法。

及时:第一时间回复体现尊重和效率。回复得太迟不仅仅会失去商机,而且会让买家对我们的效率产生怀疑。

礼貌:礼貌的重要性自不用说,但商务礼貌与日常礼貌是有所区别的,要多使用正式的表达,少用口语语气,尊重对方的风土人格,禁忌和宗教信仰;人称表达上要尽量少用第一人称,多用“You”。

具体来说,买家首次来函,如果内容简单,对商品品种,规格等都是泛泛而指,很显然他是来了解行情的,或只是联系一下而已,下单的可能性较小。对于这类查询,只要将客户关心的问题和自己企业的介绍回复给他就可以了。

对于那些查询具体产品,甚至列出了详细规格的客户,表明他们是在对目标供应商做过详细的调查和了解后才发查询的,所以供应商在收到查询后必须慎重对待,一定要及时回复。为了增加回复的吸引力和说服力,在回复新客户时,除了在邮件中回复客户关心的问题,最好同时将公司的其他情况和公司的网站介绍给该客户,让客户更全面透彻地了解公司。

如你与某外商第一次联系,这里给大家一个写得不错的联系函格式供参考:
To:客户公司名称
Attn:客户姓名
Re:客户求购的产品名称

We are pleased to get to know that you are presently on the market for XX product,and as a specialized manufacturer and exporter for this product in China,we sincerely hope to establish business relations with your esteemed corporation.

Herewith pls find our competitive offer as follows:
Product:
Specification:
Packing:
Quantity:as per your requirement
Payment:T.T
Price:USD xxx(Expiry Date:xxx)

If the product we offered above is some different from what you require actually,kindly inform us in detail,we will be pleased to re-offer you as per yr actual requirements asap. To know more about our corporation,kindly visit our website:

Pls kindly check and revert at your earlist.

Best regards,

Co:
Add:
Tel:
Fax:
Mobile:
E-mail:


备注:
1、邮件标题只能是客户求购的产品名称,最好不要加其它任何多余语言,这样客户打开你邮件的可能性就可大大增加;
2、开头语简洁带过证明你是专业而老练的商人,可立即拉近与客户的距离,而对商人来说过多的寒喧实在是多余;不少人喜欢一开始就说从何得知该客户的,我们建议一般情况下最好不用提,客户在哪里发布过求购信息,客户自己知道,多说多余;
3、开头语特忌讳主动过多介绍自己,因为会给人一种推销的感觉,给人的第一感觉就不好,事实上,没有几个客户会有耐心来阅读你的长篇介绍的,不主动过多介绍自己将一定反而会给客户一种很自信、很专业的印象,这种印象对你来说是非常重要的;那么,“过多”的标准是什么呢?我们认为,介绍性语言超过两句即是“过多”!
4、简洁开头后,你必须立即进入正文,即报价,因为客户最关心的无非是产品规格与价格而已,你如不能提供客户想要的东西,客户回你干吗?立即进入报价,证明你是专业做该行的,你是有诚意、实实在在想做生意的,大家的时间都很宝贵,都不想浪费时间,特别是欧美商人更是如此;有人说,客户询盘中规格说的不全,无法报价,事实上,没有那个外商会在询盘中一次就把要求说完的,你可估摸着试探性报,报错了没关系,这只是证明你是专业的、多年做该行的,如所报的规格与客户所要的不符,客户一般会很快回复你并详细告诉你他所需产品的具体要求的;有人总喜欢第一次联系客户时就问东问西的,有些国家的客户(如印度、韩国)可能会耐心回你,但对大多数欧美客商(如美国)来说,他们一般是不会回复该类邮件的;
5、所报的价必须是实价,必须与现有的市场行情相吻合,价格报得太低,客户会觉得你不专业或者产品质量比较差;报价太高也会吓跑客户,客户也不会回你,所以,切勿乱报价,应了解清楚了、多比较后再报,对新产品、对外贸公司来说这点尤其重要;
6、第一次联系客户时,附件不宜过大,以免被删或被国外反垃圾邮件软件拦截;
7、给买家回复询盘时最好能使用自己公司的企业邮箱,企业邮箱给客户的感觉更加专业和正规,但因目前垃圾邮件泛滥的原因,中国越来越多的邮件服务器被国外买家列入黑名单,我们发的邮件可能最终进不了客户的邮箱;我们建议在后期追踪询盘时能换用其他一些门户网站邮箱,如HOTMAIL,GMAIL,YAHOO等等;
总之,你联系客户的目地无非是为了争取能最终成交,而要能最终实现成交的目地,你起码总要迈过产品规格相符、出口报价适当这两个槛,直接洽谈这两个最重要的问题,不仅外商喜欢,也必能大大缩短成交的进程。

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发表于 2012-4-27 23:45:01 |显示全部楼层
谢谢你哦,你是最棒的











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